Die Bewältigung von Komplexität ist zu einer der größten Herausforderungen im modernen Arbeitsalltag geworden, gerade auch bei Führungskräften. Zwischen der Hektik im Terminkalender, immer stärkeren Aufgabendruck und raschen Wandel der technischen Innovationen stellt sich die Frage nach realistischen Wegen aus der Komplexitätsfalle. Gleichzeitig sollten diese Wege leicht und umsetzbar sein.
Wo Sie ansetzen können, zeigt Karl de Molina, Trainer und Referent bei der Haufe Akademie.
1. Was genau ist Komplexität?
Geht man der Frage nach der Komplexität im Detail nach, so kommt man schnell darauf, dass diese Wege nicht in der Vereinfachung der Umwelt beginnen, sondern bei sich selbst.
Auf die Frage, was Komplexität eigentlich ist, hier ein einfaches Beispiel, bei dem wirkliche Komplexität nachvollziehbar ist: Man stelle sich ein Waldstück vor: Bäume, Bäche, Laub, Wege, Beschilderung für Wanderwege, Steine, Pflanzen, Vögel, Tiere etc. Alles findet sich dort in großer Zahl und auf einer weitreichenden Fläche. Das ist Komplexität in Reinform. Machen Sie jedoch einen Waldspaziergang in diesem Waldstück, so werden Sie trotzdem nicht von der Komplexität des Waldes erschlagen. Denn diese Komplexität beachten Sie de facto beim Spaziergang gar nicht. Sie nehmen nur einen Bruchteil des komplexen Gebildes Wald da: hier einen schönen Baum, dort einen singenden Vogel oder die Sonne, wie sie durch die Äste scheint. An dieser Stelle filtern wir intuitiv und ganz selbstverständlich.
Im Arbeitsalltag gelingt dieses intuitive Filtern vergleichsweise schwerer. Ein entscheidender Faktor besteht darin, dass wir hier alles im Griff haben wollen. Wir wollen perfekte Arbeit abliefern, fachkompetent gelten, ein guter und freundlicher Kollege sein, stets auf der Höhe der Zeit mit unserem Wissen sein. Und genau an dieser Stelle schnappt die Komplexitätsfalle zu. Dabei helfen schon einige einfache Methoden, sich wieder aus der Falle zu befreien oder gar nicht erst hineinzugeraten.
„Was brauche ich? Bett, Tisch, Stuhl, Geige und Manuskripte, alles andere ist Ballast“, so sagte einst schon Albert Einstein Albert Einstein. Wenn einer der größten Wissenschaftler des 20. Jahrhunderts für seine revolutionäre Entdeckung der Relativitätstheorie so wenig Hilfsmittel braucht, könnten wir dann nicht auch mit weniger Ballast bei unserer täglichen Arbeit auskommen?
2. Wie komplex ist unsere Welt wirklich?
Gern sprechen wir von der komplexen Welt, in der wir leben. Hierzu zählen wir unsere modernen Errungenschaften wie die Cloud, Arbeitselektronik, Terminverwaltungen, bis ins Detail definierte Prozesse oder auch eine ausgeklügelte Vertriebsstruktur eines internationalen Konzerns.
Gerade Führungskräfte nehmen Komplexität im Arbeitsalltag durch verschiedene Faktoren wahr. Diese können sein:
• Große Anzahl von Abhängigkeiten in Unternehmen und Beziehungen
• Die Vielseitigkeit und Verwobenheit von Aufgaben
• Aufgaben- und Verantwortungsbereiche in Matrix-Strukturen
• Heterogenität und Diversität bei den Mitarbeitern im eigenen Team und den Kollegen auf der gleiche
Hierarchiestufe.
• Anpassen an immer wieder neue Situationen und Rahmenbedingungen mit ständig wechselnden Aufgabengebieten
• Unrealistische Erwartungen an den Arbeitsplatz und fehlendes Vertrauen der Mitarbeiter an die Führungskraft..
• Unterschiedliche Erwartungen und Bedingungen bei Zielen und Zielvereinbarungen.
3. Einflussfaktoren für Komplexität
Die wahrgenommene Komplexität lässt durch verschiedene Faktoren beeinflussen. Es liegt also in unserer Hand, die Komplexität zu vergrößern, auf der anderen Seite aber auch sie beherrschbar zu machen. Empirische Studien haben herausgefunden, dass wir mit folgenden Faktoren Komplexität positiv oder negativ beeinflussen können.
• Ordnung und Chaos am Arbeitsplatz
• Der individuelle Arbeitsstil
• Der spezifische Erfahrungshorizont im Fachgebiet
• Die vorhandenen Arbeits- und Fachkompetenzen
• Ein effektiver Einsatz von geeigneten Tools und Hilfsmitteln,
• Eine konsequente Konzentration auf die Lösung, statt auf das Problem
• Gelassenheit bei Problemen und Herausforderungen im Arbeitsalltag
• Der Umgang mit Prozessen
• der eigene Perfektionsanspruch
• Der Detailgrad in der wechselseitigen Kommunikation
• Die Reduktion aufs Wesentliche
• Das Maß der Mobilität im Beruf
• Stile der Zusammenarbeit
• Umgang mit dem Zeitbudget.
Je besser Sie diese Faktoren steuern, umso besser beherrschen Sie die Komplexität in Ihrem Arbeitsleben.
4. Worum geht es? Erfassen Sie den Kern!
Die Reduzierung auf das Wesentliche schafft bei einer hohen Komplexität schnell die größte Erleichterung.
Gehen wir wieder zurück zum Beispiel des Joggers: Wenn er im Wald läuft, könnte er auf den Gedanken kommen, alle Bäume zu zählen, sogar deren Blätter, die Vögel. Dies macht er allerdings nicht. Er konzentriert sich bei seinem Sport auf das Wesentliche: Auf den Weg, die Beschaffenheit des Bodens, Hindernisse auf dem Boden, Wegweiser, etc. Wir konzentrieren uns auf das, was uns in der jeweiligen Situation als wesentlich erscheint. Typologien der Bäume, die verschiedenen Grünabstufungen der Blätter, die Anzahl der Steine, die einzelnen Buchstaben auf den Wegweisern, all das nimmt er nicht wahr.
Auf das Selbstmanagement am Arbeitsplatz übertragen, bedeutet das auch hier, dass wir uns für die jeweilig komplex empfundene Arbeitssituation stets fragen sollten, was die für den Erfolg wesentlichen Faktoren sind.
5. Tools zur Reduktion und Beherrschung der Komplexität
Und dafür gibt es eine Reihe von Tools, die Ihnen helfen können, dies in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Diese 10 Tipps haben sich bewährt. Aber Achtung: Auch hier gilt: Weniger ist Mehr! Picken Sie sich die drei Hinweise aus, die am besten zu Ihnen passen. Versuchen Sie gar nicht erst, alle zehn Tipps gleichzeitig zu beherzigen oder gar schon morgen zu beherrschen.
1. Entwickeln Sie Ihre Kompetenzen
Je kompetenter Sie sind, desto einfacher meistern Sie Ihre Aufgaben. Stärken Sie gezielt diejenigen Kompetenzen, die Sie Ihre Tätigkeit vereinfacht und sie auf Ihrem Karrierepfad voranbringen wird. Machen Sie sich einen Überblick über die Dinge, die Sie bereits gut können und notieren Sie auch diejenigen Kompetenzen, bei denen noch Potenzial in Ihnen schlummert.
2. Entwickeln Sie einen einfachen Lebensstil
Je einfacher Sie Ihr Arbeitsleben gestalten, desto leichter fällt es Ihnen das Wesentliche Ihrer Arbeit herauszufiltern. So haben Sie weniger Ablenkungen und können stets Schritte unternehmen, die dem Ziel dienlich sind. Nutzen Sie beispielsweise nur diejenigen elektronischen Hilfsmittel, die sie auch wirklich benötigen.
3. Konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche
Bevor Sie eine Aufgabe oder ein Projekt übernehmen: Halten Sie vorher kurz inne und fragen Sie sich: Was sind die Key-Facts, die ich dafür benötige? Welche Faktoren sind wesentlich zur erfolgreichen Erreichen des Ziels? Trennen Sie die notwendigen Schritte vom Unnötigen, suchen Sie in jeder weiteren Teilaufgabe die „Key-Facts“ und konzentrieren Sie sich auf diese.
4. Lernen Sie von den Erfolgreichen
Wenn Sie sich verbessern möchten, dann müssen Sie nicht die gleichen Dinge falsch machen, die schon viele vor Ihnen falsch gemacht haben. Beobachten Sie Ihre Kollegen und Vorbildern und lernen Sie von denen, die einmal in einer ähnlichen Situation standen wie Sie. Übernehmen Sie so schnell effektivere und erfolgreiche Vorgehensweisen.
5. Schaffen Sie den Perfektionismus ab
Bekämpfen Sie Ihren inneren Drang nach Perfektion. Erledigen Sie Ihre Arbeiten mit einer bedarfsgerechten Qualität. Perfektion kostet Zeit, die Sie in den seltensten Fällen in diesem Maße zur Verfügung steht.
6. Vermeiden Sie destruktive Ordnung
Ordnung ist ein Mittel zum Zweck und nicht ein Gut in sich. Starre Ordnungsregeln und festgefahrene Strukturen wirken sich lähmend auf Ihre Arbeit aus und kosten unnötig viel Zeit. Halten Sie so viel Ordnung wie nötig ist, lassen Sie aber auch Flexibilität und kreative Unordnung in den passenden Bereichen zu.
7. Vermeiden Sie destruktives Chaos
Vermeiden Sie aber auch destruktives Chaos. Hektik und destruktives Chaos behindern Ihre Arbeit massiv. Produktives Chaos dagegen beflügelt Ihre Kreativität und fördert die Flexibilität.
8. Üben Sie sich in Gelassenheit
Arbeiten Sie daran, den Überblick auch in Stresssituationen zu behalten. Wenn Ihnen das nicht immer gut gelingt, setzen Sie einen Hauptaugenmerk Ihrer persönlichen Weiterentwicklung auf die Stärkung Ihrer Gelassenheit und Stressresistenz. Entspannungstechniken können Sie dabei unterstützen, gelassener zu werden und permanenten Stress zu vermeiden. Versuchen Sie es z. B. mit autogenem Training, progressiver Muskelentspannung, Tai Chi oder Yoga.
9. Machen Sie sich die „Lösematik“ zum Ziel
Konzentrieren Sie sich in Ihrem Denken nicht mehr auf die Probleme sondern konsequent auf die Lösungen. Eine Antwort auf die Komplexität unseres Alltags kann „Lösematik“ heißen. Gehen Sie mit der Überzeugung an Ihre Aufgaben heran, dass eine Lösung existiert. Setzen Sie Ihre Bemühungen daran, genau die richtige Lösung zu finden, statt die Gedanken um das Problem kreisen zu lassen.
10. Entwickeln Sie „Operative Faulheit“
Reduzieren Sie Ihre operativen Tätigkeiten auf das notwendige Minimum durch die Entwicklung einer gesunden operativen Faulheit. Überlegen Sie sich vor jedem Schritt oder jeder Tätigkeit, ob wirklich Notwendigkeit besteht. Die zentrale Frage hier lautet: „Was passiert, wenn ich nichts unternehme, bzw. wenn ich nicht eingreife.