“Ich gehe jeden Abend um 17.30 Uhr nach Hause, um mit den Kindern zu essen. Es kommt darauf an, was Du schaffst und nicht wie lange Du da bist“, Sheryl Sandberg, Geschäftsführerin, Facebook.

Im neuen Berufsjargon würden wir Frau Sandberg als Vertreterin einer neuen Arbeitsgeneration nennen: Die „Smart Worker“.

Ludwig Bauer ist CEO & Founder eines mittelständischen Unternehmens der IKT Branche. Ludwig wartet heute auf seine Familie im Empfangsbereich seiner Firma. Die Familie verspätet sich um 10 Minuten. Während der Wartezeit reserviert Ludwig mit seinem Tablet-PC einen Tisch in seinem Lieblingsrestaurant, wohin er mit seiner Familie gleich hin fahren wird. Er begrüßt während dieser Zeit alle Mitarbeiter, die vorbei gehen. Ludwig wirkt ruhig, ausgeglichen, nicht verärgert, obwohl er warten muss.

Warum erzähle ich Ihnen so einen Schmarrn mit dem Ludwig? Was macht Ludwig anders als der Durchschnittsbürger?

Ludwig beherrscht die Gewohnheiten eines Smart Werkers, so wie Frau Sandberg. Er ist schnell in der Arbeit und genießt heute das „Dolce far niente“ im Empfang seiner Firma. Er hat Zeit für (fast) alles: Für seine Arbeit, für seine Familie, für seine Hobbies. Warum? Er wendet intuitiv einige der Gewohnheiten eines Smart Workers an. Im Altdeutsch würden wir sagen: „Ludwig ist cool“, im Neudeutsch sagen wir, Ludwig ist „Smart“.

In diesem Blog werden wir einige dieser Gewohnheiten aufzählen und deren Sinn erklären. Diese betreffen heute ausschließlich die Arbeitseffizienz, d.h. die Methodenkompetenz. In späteren Blogs werden wir weitere Gewohnheiten beschreiben.

1. Gewohnheit: „Auf die Wiederverwendbarkeit achten“

Wenn wir einen Report, ein E-Mail, ein Tabelle verfassen, sollen wir zusehen, dass wir diese später als Vorlage wieder verwenden können. Das Rad (d.h. hier den Text, die Struktur) müssen wir nicht jeden Tag neu erfinden. Wir Investieren das erste Mal etwas mehr Zeit und dadurch schaffen wir einen Standard (wenn die Firma dafür keinen hat).

Damit wir diese Vorlage wieder finden, benutzen wir einen passenden Namen. Suchen wäre sonst vertane Zeit.

2. Gewohnheit: „Bei der Qualität nicht übertreiben“

Arbeiten ist ein Balanceakt zwischen Zeit, Quantität und Qualität. Als Führungskraft und Trainer stelle ich fest, dass eins der häufigsten Gründe, warum Menschen mit der Arbeit recht spät fertig werden, ist weil sie bei der Arbeitsqualität übertreiben.

Wenn dies so offenkundig ist, warum tun wir es? Unter anderem aus Unsicherheit. Wenn wir etwas „perfektes“ hinstellen, dann sind wir unangreifbar! Schade es nur, dass dies damit mit Überstunden, Terminüberschreitungen, schlechten Projektmargen usw. einhergeht.

Smart Worker klären vor Beginn einer jeden Tätigkeit die geforderte Qualität mit dem internen oder externen Auftraggeber ab. Der Begriff „OverEngineering“ ist nun mal gerade in Deutschland entstanden oder anders ausgedrückt: „Das Bessere ist der Feind des Guten“.

Wir sind uns eine Meinung: Eine Mindestqualität ist erforderlich. Wir können nur qualitativ hochwertige Produkte (Dienstleistungen) verkaufen. Ist dies ein Wiederspruch zum oben Gesagten? Nein. Qualität ja, Perfektion nein.

Smart Worker haben ein intuitives Gefühl für die notwendige Qualität.

3. Gewohnheit: „Unsere verfügbare Zeit ist begrenzt“

Für die Erledigung unserer täglichen Aufgaben haben wir für gewöhnlich nur 8 Stunden, manche gar nur 7 Stunden.

Wenn wir morgens ins Büro gehen und denken: „Ich habe viel zu tun, packen wir es an und im Übrigen der Tag ist ja lang“, wird unsere Freizeit wohl nicht um 17.00 oder 18.00 Uhr beginnen, sondern viel später.

Erst das Bewusstsein, dass die Zeit begrenzt ist, führt dazu, damit sparsam umzugehen. Dann werden Aufgaben konsequent priorisiert und einige davon aussortiert.

Erfolgreiche Gründer wie Bill Gates, Lary Page, Marc Zuckerberg und Steve Jobs haben das Studium nicht zu Ende geführt. Für die spätere Karriere waren die Vorlesungen oder der Uniabschluss nicht relevant. Aus dem Bewusstsein, dass die Zeit begrenzt ist, haben Sie diese erfolgreichen Gründer das Studium an den Nagel gehängt.

Das Beispiel ist vielleicht für Sie und für mich zu radikal. Schauen wir halt, was wir von dieser Radikalität für Ihren Alltag nutzen können.

4. Gewohnheit: „Ausreichende Zeit einplanen, damit wir nicht in Hektik geraten“

Das Gegenteil von Arbeit heißt Hektik. Arbeiten bedeutet, Vorgänge zu einem erfolgreichen Ende zu führen. Die Hektik bringt uns nirgendwo.

Kennen Sie das? Wir kommen morgens ins Büro, der Kollege, der Vorgesetzte „überfallen“ uns mit einer eiligen Aufgabe. Auf der Stelle müssen wir springen. Wir geraten in Aktionismus: Telefonat, E-Mails, zum Kollegen laufen, wieder Telefonate usw.

Arbeiten bedeutet den Überblick behalten. Haben Sie mal Skifahrer vor dem Rennen beobachtet? Sie gehen im Kopf die Strecke durch. Und wir? Gehen wir morgens den Tag durch? Was uns erwartet, wen wir besuchen wollen, was wir erledigen wollen?

Pufferzeit heißt u.a. das Zauberwort. Am Ende eines jeden Weiterbildungsseminars nehmen sich viele Teilnehmer vor, Pufferzeiten im Alltag einzubauen. 5 bis 10 Minuten hier und da einzustreuen, bringt Ruhe und letztlich Effizienz.

Nur abgeschlossene Aufgaben sind fertige Aufgaben. Wenn wir mangels Zeit einer Aufgabe hinpfuschen und diese später wiederholen müssen, haben wir nichts gewonnen.

Smart Worker wirken sehr gelassen als ob sie viel Zeit hätten. Hetzen gehört nicht zu ihrem Repertoire.

5. Gewohnheit: „Wir starten erst mit der Ausführung, wenn das Ziel und der Weg dahin klar sind“

In meinen Seminaren über Arbeitsstil, Stressreduktion oder Reduktion der Komplexität kommt immer ein Thema hoch: Das Vordenken (vor dem Handeln).

Das Vordenken rangiert mit ca. 15% zu den häufigsten Elementen der Weiterentwicklungsplanung von Führungskräften.

Warum ist Vordenken für unsere Arbeit, eigentlich für unser Leben so wichtig? Ganz einfach: Um unserem Tun und Handeln eine Richtung zu geben. Steve Covey würde dies 4. Quadrant nennen.

Smart Worker haben (meistens) ein klares Konzept, dessen was sie wollen und sie sind stringent: „Sie bleiben am Ball“. Und wieder Covey. Er hält dieses konsequente Handeln für den Schlüssel zum Erfolg.

Vordenken bedeutet, beim Beginn der Ausführung das Was und das Wie zu klären, d.h. die operative Zeit für die Ausführung wird auf ein Minimum reduziert. Daher entsteht bei den Smart Worker den Eindruck des „Flows“. Die Arbeit „fließt“. Mich erinnert dies an gute Skifahrer. Der Torlauf ist geschmeidig. Der Skifahrer gleitet herunter. Dahinter steckt ein klares Konzept, wie die Tore angegangen werden.

Arbeitstrainer auf die Frage, was sie wohl beruflich machen, antworten: „Ich mache die Arbeit meiner Klienten geschmeidiger!“.

6. Gewohnheit: „Vermeiden Sie Sackgassen durch rechtzeitige Information“

Wir alle kennen das Phänomen: „Man steht vor verschlossenen Türen!“. Wir wollen einkaufen, wir wollen eine Ausstellung besuchen und wir stehen vor verschlossenen Türen. Szenenwechsel: Sie wollen einen Kunden besuchen und Sie stoßen auf einen Stau.

All die beschriebenen Phänomene gehören eigentlich älteren Jahrhunderten, oder?

Navigationssysteme mit Verkehrsmeldungen waren im ausgehenden 20. Jahrhundert vorhanden. Wann ein Geschäft auf hat, erfahren Kids im Smartphone. Wir auch?

Mir gefällt der Satz: „Der Mensch ist Opfer seines Mangels an Information“.

Information ermöglicht die Vermeidung von „Sackgassen“. Sackgassen sind für Firmen ein kostspieliges Unterfangen. Warum die Fehler anderer wiederholen, wenn wir deren Lösungen in Erfahrung bringen können?

Smart Worker verfügen über ein Mindestmaß an Information über all die Vorgänge, die sie betreffen.

7. Gewohnheit: „Parallelisieren Sie so viel Sie können ohne an Ihre Grenzen zu kommen“

Manche Psychologen sind der Meinung, dass der Mensch nicht Multitasking fähig ist. Ich füge dazu ein Zitat von John Palfrey aus „Generation Internet“, Hanser 2008: „Durch Multitasking konsumieren Digital Natives einfach mehr Medieninhalte in der gleichen Zeitspanne“ (S. 232).

Wir erleben täglich in Sitzungen, dass jüngere Kollegen in der Lage sind, dem Gesprächsfaden einer Sitzung zu folgen und zur gleichen Zeit E-Mails beantworten. Ältere tun sich da etwas schwer.

Gleiches können Sie beim Autofahren beobachten. Fazit: Aufgaben lassen sich parallelisieren.

Smart Worker parallelisieren mit Leichtigkeit Aufgaben, ohne daraus viel Aufhebens zu machen. Die Kunst besteht darin, zu wissen, was man parallelisieren kann. Für manche ist nicht einmal fahren und telefonieren nicht möglich.

Vor Jahren lief im Fernsehen ein Wettbewerb. Es ging darum, die Zeitung zu lesen, ein Gespräch zu lauschen und ein Fernsehprogramm zu sehen. Am Ende wurden die Teilnehmer gefragt, was sie von all den drei Vorgängen mitbekommen haben. Er hat damals gut abschnitten, Später ist er beruflich erfolgreich gewesen.

In den letzten Jahren ist das Parallelisieren von Vorgängen dermaßen verteufelt worden (siehe Telefonieren im Auto), dass wir den Geschmack daran verloren haben. Ich plädiere für eine Renaissance des Parallelisierens!

8. Gewohnheit: „Pflegen Sie eine gesunde „operative Faulheit“ durch Kreativität

In meinem beruflichen Alltag bin ich nur einem Menschen begegnet, wo ich sagen würde: „Der ist eine faule Socke!“. Ansonsten bin ich zumeist fleißigen Menschen begegnet.

Fragen Sie in Ihrem Bekanntenkreis, was die Leute alles vorhaben. Es kommt ein Rattenschwanz an Plänen. Wir wollen (operativ) so viel umsetzen, sei es privat (zumeist Urlaub) oder beruflich.

Mein Vorschlag: „Weniger operative Tätigkeit und mehr kreative Zeit“.

Wir ersticken die Kreativität durch ausufernde und explodierende operative Tätigkeit. Wir arbeiten 35, 40 oder gar 60 Stunden in der Woche. Wenn die Rede von Arbeiten ist, dann ist wohl operative Tätigkeit gemeint. Die einzige Möglichkeit, Zeit für Kreativität zu haben, ist die operative Zeit abzuspecken. Dafür haben wir im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: Weglassen (Effektivität) oder Optimieren (Effizienz). Wenn wir hier von operativer Faulheit sprechen, dann meinen wir beides.

Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn man fleißig bei der Kreativität ist.

9. Gewohnheit: „Lernen Sie von den Besten und übertragen Sie die Konzepte ohne zu kopieren“

Erfolgreiche Unternehmer schauen sich immer in der Konkurrenz um. Was machen die anderen besser?

Wenn Sie in einem Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern arbeiten, wird es immer jemanden geben, von dem Sie eine Menge lernen können: Organisation und Leitung von Meetings, Telefonate kurz und prägnant führen, sich bei E-Mails klar und kurz fassen usw.

Von den Besten lernen setzt voraus, offen und demütig zu sein.

Von den Besten lernen, ist eine Lebensaufgabe, da sich unser Umfeld ständig ändert: Neue Aufgaben, neue Märkte, neue Technologien usw.

Erfolgreiche erzählen voll Freude, was sie von wem gelernt haben. In einem Interview erzählte vor wenigen Tagen der erfolgreiche Gründer von eGym, was er vom CEO von Linkedin gelernt hat.

10. Gewohnheit: „Reduzieren Sie die operative Zeit aufs Minimum, in dem Sie die kreativen Phasen nutzen“

Zu guter Letzt das Thema „kreative Phasen nutzen“.

Wir haben das Thema Kreativität und operative Faulheit oben besprochen. Laut einer bayerischen Studie entstehen 70% der innovativen Ideen außerhalb der Arbeitszeit.

Geben Sie dem Gehirn eine Aufgabe: „Einen Verkaufstermin beim Kunden x organisieren“. Kunde x ist für Ihr Unternehmen sehr interessant. Sie haben jedoch bis heute noch keine Chance für einen Termin gesehen. Ihr Gehirn hält sich hartnäckig an der Aufgabe; und dann in einer ruhigen Minute, fällt Ihnen ein, dass ein Freund eines Freundes den Kunden x sehr gut kennt. Ist dies eine innovative Idee, ist dies wahre Kreativität? Wir können dies lapidar lösungsorientierte Kreativität nennen, weil diese eine Lösung für Ihre aktuelle Aufgabe darstellt.

Kreative Phasen lassen sich schwer steuern. Unser Credo: „Wenn sie kommen, halten Sie diese mit Papier und Bleistift (iPad geht auch) fest“. Machen Sie sich Notizen, die Sie dann im Büro verarbeiten können.

Kreativität entsteht aus Interesse, Offenheit und Muße.

Zusammenfassung

10 Regeln haben wir vorgestellt. Sie kannten 90% der Inhalte, mindestens 20% davon setzen Sie bereits um.

Wenn Sie einen Umsetzungsplan entwerfen wollen, dann beachten Sie folgendes: Der Umsetzungsprozess muss geschmeidig sein. Entwerfen Sie einen Plan, den Sie locker umsetzen können. Anspruchsvolle Pläne klingen gut; sie lassen sich schwer realisieren und helfen am Ende des Tages wenig. Der Plan ist für Sie und nicht umgekehrt.

Geben Sie uns Ihre Meinung dazu!