In diesem Artikel kommentiert Frau Schneider ein Buch von Christoph Moss: „Vielen Dank für Ihre E-Mail“.

In diesem Buch –so Frau Schneider- plädiert Herr Moss dafür, weniger dafür höherwertige E-Mails zu versenden.

Dem können wir nur zustimmen. Wie lässt sich dieser Ratschlag im Alltag umsetzen?

Vorschlag Nr. 1: nicht impulsiv antworten, d.h. nicht aus der Emotion heraus. Bei wichtigen E-Mails entweder sich von der Assistentin oder von einem Kollegen helfen lassen oder mit der Antwort auf den nächsten Tag warten.

Vorschlag Nr. 2: sobald der Text fertig ist, diesen mit der Brille des Lesers lesen. Ist der Text verständlich? Ist das Anliegen eindeutig? Weiß der Adressat, was er tun soll? Kann der Text zu Irritationen führen? Mails werden nicht gelesen, sie werden überflogen. Einfache, eindeutige Formulieren wählen.

Vorschlag Nr. 3: auf passende Sprachqualität und auf passenden Stil achten. Die Qualität muss auf das Niveau des Adressanten ausgerichtet sein. Hier lieber ein „Tick“ besser als umgekehrt.

Vorschlag Nr. 4: Adressatenkontingent richtig zusammenstellen. Nicht jeden über jedes informieren. Wen setzen Sie auf „An“, wen auf „CC“ und wenn auf „BCC“? Aufgrund des Adressatenkontingentes kann es zu Änderungen in Punkt 2 kommen.

Nach einer eigenen Studie leiden Unternehmen unter einer E-Mail-Flut. Wenn Sie weniger E-Mails an Ansprechpartner senden, werden diese dann wertvoller, weil rarer. Fassen Sie daher mehrere E-Mails –wenn möglich- auf ein einzelnes zusammen und versuchen gleichzeitig, jedes E-Mail mit einem einzigen Inhalt zu versehen. Ein Spagat, den zu lösen gilt.

Mit eingespielten Ansprechpartnern können Sie E-Mails mit mehreren Inhalten austauschen. In diesem Fall bitte, jedes Anliegen mit einer Nummer oder einem Buchstaben versehen. Damit erleichtern Sie ein „Traceback“, d.h. Rückverfolgung und können gezielt nach einzelnen Punkten fragen.

Den erfahrenen E-Mail Anwender erkennen Sie an der Kürze und an der Präzision der Formulierungen.

Als letztes ein Hinweis: E-Mail Verkehr ist kein Ersatz für Telefonate und Besprechungen. Den richtigen Umgang mit den drei Kommunikationsmitteln muss jeder für sich finden. Nur eins ist klar, über E-Mails können Sie jeden Ansprechpartner u. U. verstimmen. Sollte dies der Fall sein, dann klären Sie Bitte den Sachverhalt telefonisch. Nur hier können Sie den Ansprechpartner „abholen“, weil Sie seine Stimmungslage am Telefon erfassen können.

Geben Sie uns Ihre Meinung dazu!

Dr. Karl de Molina
ThinkSimple